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SEGUIMIENTO

CIERRE

PLANIFICACION 

CIERRE

 CIERRE DEL PROYECTO

 fase final del ciclo de vida de un proyecto, donde se formaliza de todas las actividades y se evalúa el desempeño general de proyecto. Implica la entrega final de productos o servicios, la verificación de la aceptación por parte del cliente, la evaluación del desempeño del equipo y la identificación de lecciones

 Verificación de entregables

• Asegurar que todos los productos o servicios acordados fueron entregados.
• Realizar pruebas finales, revisiones de calidad o auditorias si aplica.

Aceptación formal del cliente o stakeholders (PARTES INTERESADAS)

• Obtener una firma o documento de aceptación.
• A veces se llama acta de cierre o certificación de entrega.

3. Revisión y evaluación del proyecto

• Comparar resultados reales vs. planificados (costos, tiempo, alcance).
• Identificar logros y desviaciones.

4. Lecciones aprendidas

Reunir al equipo para discutir:

• ¿Qué funcionó bien?
• ¿Qué se podría mejorar?
• ¿Qué errores se cometieron?
• Documentar para futuros proyectos.

5. Cierre de contratos

• Verificar que se hayan cumplido las obligaciones contractuales con proveedores.
• Firmar finiquitos, liberar garantías o seguros, etc.

6. Liberación de recursos

• Liberar al equipo de proyecto para que pueda participar en nuevas iniciativas.
• Devolver equipos o recursos materiales prestados.

7. Archivado de la documentación

Guardar todos los documentos del proyecto (contratos, informes, presupuestos, minutas, etc.).

Esto puede ser útil para auditorias o futuros proyectos similares.

Documento: Acta de cierre del proyecto

• Nombre del proyecto
• Objetivos cumplidos
• Entregables entregados y aceptados
• Fecha de cierre
• Evaluación final del proyecto
• Firmas de aprobación (gerente de proyecto, cliente, patrocinador)

 SEGUIMIENTO Y CONTROL

Es el proceso mediante el cual se mide y supervisa el desempeño del proyecto con respecto a su plan original (alcance, tiempo, costos, calidad, etc.), para garantizar que los objetivos se cumplan.

Objetivos del seguimiento y control

• Detectar desviaciones del plan.
• Tomar decisiones correctivas o preventivas.
• Asegurar la calidad del producto o servicio final.
• Controlar riesgos.

Aspectos clave que se controlan

Alcance

• Verificar que solo se esté trabajando en lo acordado.
• Asegurar que los entregables cumplen con los requisitos

Cronograma

• el progreso real con el planificado.
• Usar herramientas como diagramas

Costos

• Monitorear el gasto real frente al presupuesto.
• Identificar sobrecostos a tiempo y ajustar.

Calidad

• Realizar controles de calidad para asegurar que los entregables cumplen con los estándares requeridos.

Riesgos

• Vigilar los riesgos identificados y buscar nuevos riesgos emergentes.
• Aplicar planes de respuesta si se materializan.

Comunicación

• Informes de avance (semanales, quincenales).
• Reuniones de seguimiento con equipo 

EJECUCION

 EJECUCIÓN

La ejecución de un proyecto es la fase en la que se lleva a cabo el trabajo planificado para cumplir con los objetivos del proyecto. Implica coordinar recursos, administrar tareas y asegurar que se siga el cronograma y presupuesto establecidos.

•  Planificación detallada

Aunque esta fase ocurre antes, es crucial tener un plan claro y detallado sobre los pasos a seguir, recursos necesarios, cronograma, presupuesto y roles 

•  Asignación de recursos

Se distribuyen los recursos humanos, materiales y financieros de acuerdo con las necesidades del proyecto. Esto incluye contratar personal, adquirir equipos o materiales necesarios, etc.

•  Desarrollo del trabajo

Aquí es cuando se realizan las actividades planeadas. Es importante monitorear y controlar el progreso para asegurarse de que todo avance según lo previsto.

•  Control y monitoreo

Durante la ejecución, es fundamental hacer un seguimiento constante del progreso del proyecto. Esto incluye verificar que se cumplan los plazos, se respeten los presupuestos y se mantenga la calidad.

•  Gestión de problemas

En todo proyecto surgen imprevistos o problemas. Es importante tener un plan para gestionar los riesgos y realizar ajustes si es necesario.

•  Comunicación constante

Es crucial mantener una comunicación efectiva entre todas las partes involucradas: equipo de trabajo, clientes, etc.

•  Evaluación de desempeño

A medida que se avanza en la ejecución, se deben realizar evaluaciones periódicas para asegurarse de que el proyecto esté alineado con los objetivos iniciales.

• Cierre del proyecto

Una vez que el proyecto se ha completado, se realiza una revisión final, se entrega el producto o servicio final, y se disuelven los equipos. 

PLANIFICACION

 PLANIFICACIÓN 

consiste en pensar bien y organizar todo lo que necesitas para hacer una tarea con la mayor rapidez y exhaustivamente posible

Definición del Proyecto

• Nombre del proyecto:
• Objetivo general: ¿Qué se quiere lograr?
• Objetivos específicos: Dividen el objetivo general en metas más pequeñas y concretas.
• Justificación: ¿Por qué es importante este proyecto?
• Alcance: ¿Qué incluye y qué no incluye el proyecto?

Análisis de Viabilidad

• Viabilidad técnica: ¿Hay recursos técnicos adecuados?
• Viabilidad económica: ¿Se cuenta con el presupuesto necesario?
• Viabilidad legal y ambiental: ¿Cumple con normativas y es sustentable?

Identificación de los Interesados 

• ¿Quiénes están involucrados o se verán afectados?
• ¿Qué papel juega cada uno?
• Ejemplo: cliente, patrocinador, equipo técnico, usuarios finales, etc.

Estructura de Desglose del Trabajo 

• Divide el proyecto en tareas y subtareas manejables.
• Establece responsables y recursos necesarios para cada tarea.

Cronograma del Proyecto

• Fechas de inicio y fin
• Duración de cada tarea
• Hitos importantes

Presupuesto

• Costo de recursos humanos, materiales, herramientas, servicios, etc.
• Estimaciones y márgenes para imprevistos.

Gestión de Riesgos

• Identificación de posibles riesgos (técnicos, financieros, humanos)
• Evaluación de probabilidad e impacto
• Plan de contingencia

Plan de Comunicación

• ¿Cómo se comunicarán avances, cambios, problemas?
• Frecuencia de reuniones
• Canales de comunicación (email, WhatsApp, reuniones, plataformas)

Ejecución y Control

• Supervisión del cumplimiento de tareas
• Control de calidad
• Actualización del cronograma y presupuesto según avance real

Cierre del Proyecto

• Evaluación de resultados
• Entrega de entregables
• Informe final
• Lecciones aprendidas

PROYECTO

 PROYECTO CICLO DE VIDA

INICIO

EL inicio es la primer etapa del ciclo de vida de un proyecto y tiene como objetivo establecer la viabilidad del proyecto y obtener la aprobación para continuar con su planificación y ejecución.

1.      Definir la razón de creación del proyecto

2.      Identificar a los interesados

3.      Establecer los objetivos del proyecto.

4.      Elegir al líder o gerente del proyecto.

• Identificación de la necesidad u oportunidad:

¿Por qué se quiere hacer este proyecto?

¿Qué problema resuelve o qué mejora nos da?

• Desarrollo del acta del proyecto:

Documento clave que autoriza el proyecto.

Incluye objetivos, alcance inicial, presupuesto preliminar, responsables y restricciones.

• Quiénes se verán tienen interés en el proyecto.

Establecimiento de papeles y responsabilidades.

Análisis rápido de si el proyecto es viable técnica, económica y legalmente.

Persona responsable de liderar el proyecto desde su planificación.